Procedura segnalazione whistleblowing
- Scopo e campo di applicazione
Il presente documento ha l’obiettivo di descrivere e regolamentare la gestione del c.d. Whistleblowing, cioè la pratica di segnalare comportamenti illeciti rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001, occorsi all’interno dell’Ente, riscontrati da dipendenti, collaboratori, fornitori, professionisti e clienti, durante la propria attività lavorativa e/o professionale, ovvero in costanza di rapporti giuridici e commerciali con l’Ente medesimo, in modo tale che la segnalazione in questione avvenga correttamente, nel pieno rispetto di quanto statuito dal D.lgs. 24/2023, in attuazione della Direttiva EU n. 2019/1937.
La procedura di cui al presente allegato recepisce i principi e le previsioni contenute nel Codice Etico e nel Modello 231 adottati dalla Società HARIBO ITALIA S.R.L..
Si precisa inoltre che sia il Modello che il Codice Etico fanno espresso richiamo alla presente procedura. - Definizioni
ANAC: l’Autorità Nazionale Anticorruzione.
Destinatari: Tutti i soggetti, persone fisiche e giuridiche, che intrattengono o hanno intrattenuto rapporti contrattuali con la Società.
Codice Etico: documento adottato dalla Società, che racchiude l’insieme dei principi etici, dei valori e delle regole comportamentali che devono ispirare l’attività di tutti coloro che operano, dall’interno o dall’esterno, nella sfera di azione della Società. Il Codice Etico è reso disponibile sul sito internet della Società.
Modello: Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.lgs. 231/2001.
Collaboratori: coloro che prestano la propria attività lavorativa sulla base di un rapporto di collaborazione che non costituisce un rapporto di lavoro subordinato (a titolo esemplificativo e non esaustivo: stagisti, lavoratori con contratti a progetto, lavoratori somministrati).
Contesto lavorativo: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle Violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.
Consulenti: coloro che agiscono nell’interesse della Società sulla base di apposito mandato o di altro rapporto di consulenza o collaborazione.
Decreto Whistleblowing: Decreto Whistleblowing recante “Attuazione della Direttiva (UE) 2019/137 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.
Dipendenti: tutti i lavoratori subordinati della Società Haribo Italia S.r.l., inclusi i dirigenti.
Violazioni: comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l’integrità della Società;
Informazioni sulle Violazioni: informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’organizzazione con cui la persona segnalante o colui che sporge denuncia all’autorità giudiziaria o contabile intrattiene un rapporto giuridico ai sensi dell’articolo 3, comma 1 o 2, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.
Segnalazione o segnalare: la comunicazione, scritta od orale di informazioni sulle violazioni.
Sistema interno di segnalazione delle Violazioni: Il sistema, così come descritto nella presente Procedura, tramite il quale la Società ha definito le modalità di segnalazione da parte dei Soggetti Segnalanti di atti o fatti che possano costituire una violazione delle norme disciplinanti l’attività societaria. Nonché le modalità di svolgimento del relativo procedimento.
Segnalazione interna: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interno predisposto dalla Società.
Segnalazione esterna: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna istituito dall’Autorità Nazionale Anti-Corruzione (ANAC);
Divulgazione pubblica o divulgare pubblicamente: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
Segnalazione anonima: segnalazione dalla quale non è possibile ricavare l’identità del segnalante;
Persona segnalante (c.d. whistleblower): la persona fisica che effettua la segnalazione di informazioni sulle violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo;
Facilitatore: una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.
Persona segnalata o segnalato o persona coinvolta: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente.
Ritorsione: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’Autorità Giudiziaria o Contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto;
Seguito o follow up: l'insieme delle azioni intraprese nell’ambito della gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l'esito delle analisi e le eventuali misure da adottare;
Riscontro: comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative al seguito o follow up che viene dato o che si intende dare alla segnalazione.
General Data Protection Regulation o GDPR: Regolamento UE n. 2016/679 e s.m.i.
Società: Haribo Italia S.r.l., con sede in Viale Sarca n. 222 Milano.
Organi Sociali: gli Amministratori Delegati e il Sindaco Unico Collegio della Società.
Organismo di Vigilanza: Organismo collegiale istituito presso la Società ai sensi dell’art. 6, co. 1 del D.lgs. 231/2001, con il compito di vigilare sul funzionamento e l'osservanza del Modello, nonché di curarne il relativo aggiornamento dotato di autonomi poteri d’iniziativa e di controllo.
Procedura: la presente procedura. - Destinatari
Il presente documento e la relativa procedura ivi contenuta si rivolge a tutti i soggetti che, venuti a conoscenza di comportamenti, atti od omissioni illeciti, intendano segnalarli tramite i canali interni di segnalazione implementati da HARIBO ITALIA S.R.L.
I destinatari della presente Procedura sono i seguenti soggetti:
• lavoratori subordinati di HARIBO ITALIA S.R.L. (ivi compresi i soggetti ancora in prova);
• liberi professionisti e collaboratori di HARIBO ITALIA S.R.L.;
• ex-dipendenti ovvero ex-collaboratori dI HARIBO ITALIA S.R.L., ove le informazioni sulle violazioni che intendono segnalare siano state acquisite in costanza del rapporto di lavoro e/o di collaborazione;
• azionisti, i membri degli organi societari e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto;
• i soggetti terzi che sono legati a HARIBO ITALIA S.R.L. da vincoli contrattuali o attività lavorative (tirocini retribuiti o meno, volontari, soggetti che lavorano sotto la supervisione e direzione di appaltatori, subappaltatori, fornitori, clienti. - Oggetto della segnalazione
Il segnalante, usufruendo dei canali messi a disposizione da HARIBO ITALIA S.R.L. e seguendo le istruzioni riportate ai paragrafi 5 e 6 intitolati “canale di segnalazione interna” e “caratteristiche della segnalazione”, può effettuare segnalazioni circonstanziate inerenti a:
a. condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001, ossia potenzialmente integranti i c.d. reati presupposto, di cui sia venuto a conoscenza in ragione delle funzioni svolte all’interno di HARIBO ITALIA S.R.L., ovvero dei rapporti (di qualsiasi tipo) con la medesima;
b. comportamenti e/o pratiche che violino le disposizioni del Modello, dei Protocolli, delle Procedure, delle Istruzioni Operative allegate, ovvero del Codice Etico adottato da HARIBO ITALIA S.R.L..
c. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
d. violazioni del diritto dell’UE;
e. violazioni della normativa europea in materia di appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali, sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
f. violazioni della normativa in materia di concorrenza e aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
g. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea nei settori sopra indicati.
Le segnalazioni dovranno rispettare i seguenti requisiti:
I. essere effettuate in buona fede;
II. essere circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti;
III. riguardare fatti riscontrabili e conosciuti direttamente dal soggetto segnalante;
IV. contenere tutte le informazioni necessarie per individuare gli autori dei fatti o delle condotte segnalate e ogni informazione utile per descrivere l’oggetto della segnalazione.
Non sono rilevanti e quindi non possono essere trasmesse le segnalazioni relative a situazioni di carattere personale aventi ad oggetto rivendicazioni o rimostranze relative ai rapporti con i colleghi, contestazioni, rivendicazioni o richieste di carattere personale del segnalante, che attengono esclusivamente al proprio rapporto individuale di lavoro o al rapporto con le figure gerarchicamente sovraordinate, così come le comunicazioni o i reclami di natura contrattuale (es. solleciti per mancato pagamento, ecc). - Canale di segnalazione interno
La gestione del canale di segnalazione interno adottato da Haribo Italia S.r.l. è affidata al Presidente dell’Organismo di Vigilanza, come da nomina separata rispetto all’incarico e nomina di Presidente ODV.
La gestione delle segnalazioni interne Whistleblowing è quindi affidata esclusivamente al Presidente dell’ODV, quale unico membro esterno che svolgerà tale attività oltre alle altre attività di competenza specifica inerenti al Modello 231 ex D.Lgs. 231/2001, adottato da HARIBO ITALIA S.R.L.
Il Presidente dell’ODV è dunque l’unico soggetto destinatario delle segnalazioni, autorizzato a gestirle in ossequio alla presente procedura. Solo al termine della prima fase di analisi, di sua esclusiva competenza, può coinvolgere, eventualmente, i soggetti interni od esterni, come precisato al paragrafo 7.
L’eventuale segnalazione presentata ad un soggetto diverso dal Presidente dell’ODV deve essere trasmessa, immediatamente e comunque entro sette giorni dal suo ricevimento al Presidente dell’ODV, dandone contestuale comunicazione al segnalante. (ipotesi, questa, non applicabile nell’impostesi in cui la segnalazione sia anonima).
I soggetti in posizione apicale o sottoposti ad altrui direzione, ovvero coloro che a qualsiasi titolo collaborano o interagiscono con la Società (es. clienti, fornitori, collaboratori, etc.) possono trasmettere direttamente al Gestore Whistleblowing le proprie segnalazioni, mediante i seguenti canali:
a. raccomandata a/r all’attenzione del Gestore Whistleblowing nella persona del Presidente dell’ODV, Avv. Vera Perino, presso lo studio del predetto professionista, sito in Torino, Corso Vinzaglio n. 23, 1021 Torino.
In questo caso, il segnalante avrà cura di inserire la segnalazione in due buste chiuse: la prima con i propri dati identificativi unitamente alla fotocopia del proprio documento di riconoscimento; la seconda con il contenuto oggetto della segnalazione, in modo da separare i propri dati identificativi dalla segnalazione. Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura:
Avv. Vera Perino
Corso Vinzaglio n. 23
10121 TORINO
“Haribo Italia Whistleblowing” Riservata/Personale;
b. inviare la segnalazione presso l’indirizzo di posta elettronica dedicato all’ODV e di matrice non aziendale, riconducibile unicamente al Presidente ODV vera.perino@dirittoalimentareindustriale.it, creando un proprio indirizzo di posta elettronica personale ma non riconducibile alla propria identità (utilizzando un nome di fantasia come, per esempio, rufus947@gmail.com);
c. incontro diretto, organizzato su richiesta del segnalante all’ODV, fissato entro un termine ragionevole in un luogo riservato. La segnalazione in forma orale, previo consenso del segnalante, viene documentata attraverso registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto, ovvero mediante integrale trascrizione. In tale ultimo caso il segnalante verificherà, eventualmente rettificherà o confermerà contenuto mediante sottoscrizione della trascrizione.
Si ritiene opportuno sottolineare che la riservatezza dell’identità del segnalante, dei soggetti coinvolti o menzionati, oltre che di tutti gli altri elementi della segnalazione, ivi compresi eventuali allegati e documenti richiamati, è garantita da:
• l’implementazione dei già menzionati canali di segnalazione rispettando quanto statuito dalle Linee Guida ANAC, approvate con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023 nonché dalle LG Confindustria;
• il ruolo dell’ODV come Gestore delle segnalazioni Whistleblowing;
• l’autonomia e l’indipendenza di cui l’ODV è dotato ai sensi e agli effetti dell’art. 6 D.lgs. 231/2001;
• l’utilizzo, per la ricezione e la gestione delle segnalazioni, di una casella di posta elettronica personale e non aziendale di titolarità esclusiva del Gestore Whistleblowing (nella persona del Presidente ODV), la quale non consente ad alcuno dei soggetti interni all’azienda la visualizzazione delle comunicazioni ricevute, ivi compresi eventuali amministratori di sistema.
Inoltre, HARIBO ITALIA S.R.L., in ossequio a quanto stabilito dall’art. 5, comma 1, lett. e) del D.lgs. 24/2023, si impegna ad affiggere sulla bacheca aziendale apposita informativa, allegata alla presente Procedura, contenente informazioni chiare in ordine:
a) ai canali interni di segnalazione, alle procedure da seguire e ai presupposti per effettuare una segnalazione interna.
La descritta informativa sarà inoltre messa a disposizione all’interno di una sezione dedicata nel sito internet di HARIBO ITALIA S.R.L., al fine di rendere accessibili le informazioni di cui ai punti a) e b) anche ai soggetti che pur non frequentando i luoghi di lavoro intrattengono un rapporto giuridico con HARIBO ITALIA S.R.L. (come ad esempio consulenti, clienti, fornitori etc.). - Caratteristiche della segnalazione
Il segnalante che intenda denunciare un fatto riconducibile alle condotte elencate al paragrafo 4 deve seguire le seguenti istruzioni operative.
In particolare, la segnalazione:
• deve essere effettuata in buona fede e non deve essere fondata su meri sospetti o voci;
• deve essere il più possibile circostanziata e offrire il maggior numero di elementi per consentire al Gestore Whistleblowing di effettuare le dovute verifiche ed attività istruttorie;
• non deve assumere toni ingiuriosi o contenere offese personali o giudizi morali volti a offendere o ledere l’onore e/o il decoro personale e/o professionale della persona o delle persone a cui i fatti segnalati sono riferiti.
In ogni caso, nel testo della comunicazione ovvero nel corso dell’incontro diretto con il Gestore Whistleblowing, il segnalante deve descrivere dettagliatamente il fatto oggetto della segnalazione, con indicazione chiara di:
i. nome e cognome, qualifica e funzione/ruolo del soggetto responsabile (c.d. segnalato);
ii. circostanze di tempo e luogo dell’accadimento, unitamente a qualsiasi altro elemento che si ritiene rilevante ai fini della segnalazione;
iii. eventuali soggetti presenti sul luogo della violazione, che possono potenzialmente testimoniare sull’accaduto;
iv. eventuale documentazione allegata, che possa confermare la fondatezza del fatto segnalato;
v. eventuali interessi privati collegati alla segnalazione;
vi. ogni altra informazione che possa agevolare la raccolta di evidenze su quanto segnalato;
Per facilitare la segnalazione, è possibile utilizzare l’allegato “Modulo segnalazione Whistleblowing”, messo a disposizione nella bacheca aziendale e nel sito internet dI HARIBO ITALIA S.R.L.
Per quanto possibile, il segnalante deve pertanto circostanziare i fatti riportati, indicandone il tempo ed il luogo di commissione, l’autore o, qualora più d’uno, gli autori, nonché gli eventuali documenti comprovanti i fatti riferiti.
È facoltà del segnalante indicare all’interno della comunicazione elementi utili per identificare il proprio ruolo all’interno di HARIBO ITALIA S.R.L. ovvero i rapporti che intrattiene con la medesima, salvo che non voglia effettuare una segnalazione anonima.
Le segnalazioni devono essere preferibilmente non anonime. Possono, tuttavia, essere effettuate anche in forma anonima purché adeguatamente circostanziate e dotate delle caratteristiche di completezza, dettaglio e fondatezza. In assenza di tali requisiti le segnalazioni verranno archiviate.
Il segnalante è altresì consapevole che il Gestore delle segnalazioni potrebbe non prendere in considerazione le segnalazioni non formalizzate nei modi e nei contenuti indicati nel presente documento. - Gestione delle segnalazioni
Il Presidente dell’ODV quando riceve una segnalazione deve procedere alla relativa registrazione nel Registro delle Segnalazioni, e deve confermare la ricezione della stessa al segnalante, sempre che sia identificato, entro e non oltre 7 giorni dalla ricezione.
Viene in ogni caso mantenuta una interlocuzione con la persona segnalante, alla quale potranno essere richieste, se necessario, integrazioni
Il Presidente dell’ODV quale gestore Whistleblowing effettua un esame formale della segnalazione al fine di verificare la completezza, il rispetto dei criteri stabiliti dalla presente procedura, la sussistenza dei presupposti giuridici e di fatto per l’avvio della successiva fase di analisi, l’eventuale gravità dei fatti segnalati e l’urgenza.
Il Presidente dell’ODV deve infatti dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute, in ossequio ai principi di confidenzialità, tempestività ed imparzialità, valutando attentamente la segnalazione ricevuta e disponendo tutte le necessarie verifiche del caso finalizzate ad accertare se, sulla base degli elementi in possesso, sia avvenuta effettivamente la violazione.
A tal fine e ove fosse opportuno il coinvolgimento di ulteriori soggetti, interni o esterni alla Società HARIBO ITALIA S.R.L., in quanto informati dei fatti segnalati, non dovrà in alcun modo trasmettere la segnalazione ai medesimi, limitandosi unicamente all’eventuale comunicazione degli esiti delle verifiche effettuate, e se del caso, estratti accuratamente anonimizzati della segnalazione, prestando la massima attenzione per evitare che dalle informazioni fornite sia possibile risalire all’identità del segnalante e del segnalato.
Nel termine massimo di tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione, fornisce opportuno riscontro al segnalante, indicando se la segnalazione sia stata ritenuta infondata e quindi archiviata, ovvero se la medesima sia risultata fondata. In ogni caso, avrà cura di fornire adeguata motivazione della propria valutazione.
Alla luce di quanto precede, si potranno configurare due diverse ipotesi:
1. all’esito delle indagini condotte, il Presidente dell’ODV ritiene che la segnalazione sia infondata e procede con la sua archiviazione, redigendo motivata relazione;
2. all’esito delle indagini condotte, il Presidente dell’ODV ritiene la segnalazione fondata. In questo ultimo caso, il Presidente dell’ODV trasmette le risultanze istruttorie agli organi aziendali preposti ovvero ad autorità esterne, in relazione ai profili di illiceità riscontrati. Si assicura in ogni caso che la documentazione trasmessa non contenga riferimenti espliciti o impliciti all’identità del segnalante;
• nel caso sub 2, ove la segnalazione concerna la condotta illecita di un dipendente e/o collaboratore di HARIBO ITALIA S.R.L. e la stessa risulti fondata e comprovata, il Presidente dell’ODV comunica l’esito al Head of Human Resources e agli Amministratori Delegati, per l’adozione dei conseguenti provvedimenti disciplinari, nel pieno rispetto del principio di contradditorio tra le parti, tenendo conto delle specificità dello status giuridico del soggetto nei cui confronti si procede (apicale, sottoposto, collaboratore); qualora la segnalazione riguardi l’Head of Human Resources, il Presidente dell’ODV comunicherà l’esito ai soli Amministratori Delegati;
• nel caso sub 2, ove la segnalazione concerna la condotta illecita di un fornitore e/o professionista di HARIBO ITALIA S.R.L., gli Amministratori opportunamente informati, potranno procedere alla risoluzione del rapporto contrattuale in corso, riservandosi in ogni caso di agire nelle sedi giudiziarie più opportune per la tutela degli interessi legali di HARIBO ITALIA S.R.L.;
• si precisa che ove la segnalazione concerna la condotta illecita degli Amministratori di HARIBO ITALIA S.R.L., il Presidente dell’ODV trasmetterà le risultanze della propria attività di indagine ai soci nonché al Sindaco Unico per le valutazioni e le azioni di competenza; ove la segnalazione riguardi un membro dell’Organismo di Vigilanza, il Presidente dell’ODV la inoltra agli Amministratori Delegati, i quali possono decidere se procedere direttamente, in proprio, alla fase di analisi della segnalazione o se incaricare una funzione aziendale che reputano maggiormente competente, dandone in ogni caso comunicazione al Sindaco Unico;
• in ogni caso, all’esito dell’attività istruttoria di sua competenza, non potrà formulare o trasmettere alcun genere di parere in relazione alla tipologia e all’entità della sanzione da irrogare nel caso concreto;
• rende conto nella relazione annuale del numero delle segnalazioni ricevute e sul loro stato di avanzamento, assicurandosi, in ogni caso, che tale documentazione non contenga riferimenti in ordine all’identità del segnalante e del segnalato, né riferimenti impliciti che possano condurre ad identificare tali soggetti. - Tutela del segnalante
HARIBO ITALIA S.R.L. garantisce la massima tutela e protezione al segnalante, sia con riferimento alla sua riservatezza che al diritto di non subire alcuna forma di discriminazione o ritorsione a seguito della segnalazione di un illecito.
I canali di segnalazione interni messi a disposizione di HARIBO ITALIA S.R.L. garantiscono la riservatezza dell’identità del segnalante e di tutti gli altri elementi della segnalazione (inclusa la documentazione ad essa allegata nella misura in cui il suo disvelamento, anche indirettamente, possa consentire l’identificazione del segnalante), così come dettagliato ai paragrafi precedenti.
Si precisa che l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.
Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.
Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.
In questo caso, il Gestore del canale interno di segnalazione, deve dare avviso al segnalante delle ragioni della rivelazione dei dati riservati. - Tutela contro le ritorsioni
Il segnalante non può essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito, o sottoposto ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, in conseguenza della propria segnalazione.
Sono misure ritorsive e/o discriminatorie non soltanto gli atti e provvedimenti ma ogni comportamento o omissione posti in essere nei confronti del segnalante, volti a limitare e/o comprimere l’esercizio delle funzioni proprie del lavoratore e tali da disvelare un intento vessatorio o comunque da peggiorare la situazione lavorativa.
Si specifica che, nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi o comunque di controversie stragiudiziali aventi ad oggetto l’accertamento dei comportamenti ritorsivi e/o discriminatori nei confronti del segnalante, si presume che gli stessi siano stati posti in essere a causa della segnalazione e l’onere di provare che tali condotte o atti sono motivati da ragioni estranee alla stessa è a carico di colui che li ha posti in essere.
Nell’ipotesi di domanda risarcitoria presentata all’autorità giudiziaria dal segnalante, se il medesimo dimostra di aver subito un danno, si presume, salvo prova contraria, che il danno sia conseguenza della segnalazione medesima.
In ogni caso, le misure ritorsive o discriminatorie che violino l’art. 17 del D.lgs. 24/2023 sono nulle e i soggetti che siano stati licenziati a causa della segnalazione hanno diritto a essere reintegrati nel posto di lavoro, ai sensi dell’articolo 18 della legge 20 maggio 1970, n. 300 o dell’articolo 2 del decreto legislativo 4 marzo 2015, n. 23, in ragione della specifica disciplina applicabile al lavoratore. - Tutela del segnalato contro segnalazione mendaci, diffamatorie, calunniose
Qualora un soggetto effettui segnalazioni vietate, ed in particolare segnalazioni che risultino mendaci, diffamatorie, calunniose, al solo scopo di danneggiare il segnalato, è consapevole che le misure di protezione descritte al paragrafo precedente non possono trovare applicazione in suo favore, ai sensi e agli effetti dell’art. 16 del D.lgs. 24/2023.
Ed invero, l’art. 16, comma 3, del D.lgs. 24/2023 stabilisce che la tutela non è più garantita quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, e alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare. - Garanzie e tutele
Il D.lgs. 24/2023 ha introdotto delle tutele a protezione dei soggetti segnalanti, le quali sono state estese anche a quei soggetti diversi dal segnalante che, tuttavia, potrebbero essere destinatari di ritorsioni, intraprese anche indirettamente, in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione o denuncia e/o del particolare rapporto che li lega al segnalante o denunciante, in particolare:
I. ai facilitatori;
II. alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’Autorità Giudiziaria o Contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
III. ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità Giudiziaria o Contabile o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
IV. agli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità Giudiziaria o Contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle già menzionate persone. - Provvedimenti disciplinari e sanzioni
Preliminarmente si deve precisare che la presente procedura lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del whistleblower nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile.
Ciò premesso, HARIBO ITALIA S.R.L. per i propri lavoratori prevede e, in presenza dei presupposti, adotta sanzioni disciplinari nei confronti:
• di coloro i quali si si rendano responsabili di qualsivoglia atto di ritorsione o discriminatorio o comunque di pregiudizio illegittimo, diretto o indiretto, nei confronti del Segnalante (o di chiunque abbia collaborato all’accertamento dei fatti oggetto di una segnalazione) per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione;
• del Segnalato, o altri eventuali soggetti coinvolti nei fatti segnalati, per le responsabilità accertate;
• di chiunque violi gli obblighi di riservatezza richiamati dalla presente procedura;
• dei lavoratori, come previsto dalla legge, che abbiano effettuato una segnalazione infondata con dolo o colpa grave.
I provvedimenti disciplinari saranno proporzionati all’entità e gravità dei comportamenti illeciti accertati, fino a giungere, nei casi di particolare gravità, alla risoluzione del rapporto di lavoro.
Con riferimento ai soggetti terzi (come, per esempio, es. consulenti, partner, clienti, fornitori, etc.) troveranno applicazione le azioni previste dalla legge, oltre che le eventuali clausole contrattuali relative al rispetto del Codice Etico e delle normative applicabili.
Con specifico riferimento all’aspetto sanzionatorio, si precisa che l’ANAC, ai sensi di quanto espressamente previsto dall’art. 21 del D.lgs. n. 24/2023 (e come specificamente indicato nelle relative LG ANAC), applica le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:
a) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che la persona fisica individuata come responsabile abbia commesso ritorsioni;
b) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che la persona fisica individuata come responsabile abbia ostacolato la segnalazione o abbia tentato di ostacolarla;
c) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che la persona fisica individuata come responsabile abbia violato l’obbligo di riservatezza di cui all’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023. Restano salve le sanzioni applicabili dal Garante per la protezione dei dati personali per i profili di competenza in base alla disciplina in materia di dati personali;
d) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione; in tale ipotesi responsabile è considerato l’organo di indirizzo sia negli enti del settore pubblico che in quello privato;
e) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme a quanto previsto dal decreto; in tal caso responsabile è considerato l’organo di indirizzo sia negli enti del settore pubblico che in quello privato;
f) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute; in tal caso responsabile è considerato il gestore delle segnalazioni;
g) da 500 a 2.500 euro, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità civile della persona segnalante per diffamazione o calunnia nei casi di dolo o colpa grave, salvo che la medesima sia stata già condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria.
Si rimanda alla procedura di cui all’Allegato 4 “Gestione Whistleblowing”. - Conservazione delle segnalazioni e della relativa documentazione
Le segnalazioni pervenute, le verifiche ed analisi, le conclusioni e tutta la documentazione di riferimento, saranno conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza. - Trattamento dei dati e tutela privacy
Si precisa, inoltre, che i dati personali del segnalante, del segnalato e di tutti i soggetti coinvolti nella segnalazione sono trattati in conformità con la normativa vigente sulla protezione dei dati personali di cui al Reg. EU n. 679/2016 (GDPR) e di cui al D.lgs. 196/2003, così come modificato dal D.lgs. 101/2018.
In particolare, l’interessato può consultare l’informativa sul trattamento dei dati personali (in cui sono specificate le informazioni di cui all’art. 13 GDPR) contenuta nel “Modulo segnalazione Whistleblowing”, affissa nella bacheca aziendale (sia in formato cartaceo che in formato elettronico) e pubblicata sul sito internet.
In ogni caso, si specifica che il Gestore Whistleblowing dovrà attenersi alle istruzioni impartite dal Titolare affinché il trattamento sia conforme al GDPR.
I dati personali raccolti unicamente per il tempo necessario per la gestione e la finalizzazione della segnalazione, e comunque per non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
Nel rispetto del principio di cui all’art. 5 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (il “GDPR”), solo i dati personali che risultano pertinenti e necessari rispetto alle finalità della presente procedura possono essere oggetto di trattamento. Pertanto, tutti i dati personali (di qualunque persona fisica) contenuti nella segnalazione o altrimenti raccolti in fase di istruttoria che non risultassero necessari saranno cancellati o resi anonimi. - Canale di segnalazione esterno gestito da ANAC
Il segnalante può effettuare una segnalazione attraverso il canale di segnalazione esterno istituito a tal scopo dall’ANAC nell’ipotesi in cui ricorra una delle seguenti condizioni:
a) non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di Segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall’articolo 4 del Decreto Whistleblowing;
b) è stata effettuata una segnalazione interna, la quale, tuttavia, non ha avuto seguito. Si fa riferimento ai casi in cui il canale interno sia stato utilizzato. ma il soggetto cui è affidata la gestione del canale non abbia intrapreso, entro i termini previsti dalla Legge, alcuna attività circa l’ammissibilità della segnalazione, la verifica della sussistenza dei fatti segnalati o la comunicazione dell’esito delle analisi interne svolte. È bene precisare, pertanto, che per “avere seguito”, la norma non intende che le aspettative del segnalante, in termini di risultato della segnalazione, debbano essere necessariamente soddisfatte;
c) il Soggetto Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa possa determinare il rischio di ritorsione;
d) il Soggetto Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Le attività condotte dall’ANAC in sede di ricevimento di una Segnalazione esterna sono dettagliatamente descritte agli artt. da 7 a 11 del Decreto Whistleblowing a cui è fatto rinvio.
Qualora il Soggetto Segnalante intenda trasmettere una Segnalazione all’ANAC deve collegarsi al seguente link dal quale è possibile accedere al servizio telematico dedicato:
https://www.anticorruzione.it/portal/public/classic/Servizi/ServiziOnline/SegnalazioneWhistleblowing.
Il canale di segnalazione esterno, analogamente al canale interno, garantisce la riservatezza dell’identità della segnalante, della persona coinvolta e di quella menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. - Divulgazione Pubblica
Il segnalante può effettuare una divulgazione pubblica tramite la stampa, o mezzi elettronici, o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone, beneficiando della protezione prevista dalla normativa se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:
a) il Soggetto segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro nei termini previsti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle Segnalazioni;
b) il Soggetto segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
c) il Soggetto segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa. - Informazione e formazione
Le informazioni sulla presente Procedura sono rese accessibili e disponibili a tutti, rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro attraverso la pubblicazione in bacheca e pubblicate anche a mezzo intranet aziendale, nonché in una sezione dedicata del sito internet aziendale https://www.haribo.com ;
Le informazioni sulla Procedura sono rese disponibili anche in fase di assunzione e in fase di uscita di un dipendente.
La formazione in materia di Whistleblowing e, in generale, in merito alle disposizioni di cui alla presente Procedura, è, inoltre, inserita nei piani di formazione del personale previsti dalla Società in materia di compliance. - Documenti di riferimento
1. Modello di Organizzazione e Gestione ex D.lgs. 231/2001 adottato e implementato da HARIBO ITALIA S.R.L.;
2. Codice Etico di HARIBO ITALIA S.R.L.;
3. Sistema sanzionatorio disciplinare di HARIBO ITALIA S.R.L.;
4. D.Lgs. n. 24/2023, LG ANAC; LG Confindustria;
5. Documentazione inerente al trattamento dei dati personali, ai sensi e agli effetti del Reg. EU n. 679/2016 (GDPR), per finalità connesse alla gestione del whistleblowing (es. Registro del Titolare del Trattamento, informativa sul trattamento dei dati personali, nomina degli incaricati e dei responsabili esterni).
ALLEGATI
Modulo di segnalazione whistleblowing
Informativa privacy persona segnalante